ママのストレス 雑記

仕事多すぎ!どこから手をつけていいかわからない時の対処法

投稿日:2012年11月24日 更新日:

仕事が忙しい時って、
「あれもしなきゃ!これもしないと!!」と、気持ちばかり空回りしてしまって
どこから手をつけていいかわからない状態になりますよね。

仕事だと、責任もありますし、
もし出来なかったときの事を考えると、不安になります。

でも、不安でいっぱいになったり、
焦れば焦るほど、頭の中がパニックになるので
ますます、何もできずに途方に暮れる状態になってしまいます。

焦っていても仕事は片付かないので、

そんな時は、いったん
散らかった頭の中を『整理』してあげましょう!

Step1.やるべき仕事を書き出す

どこから手を付けたらいいのか?と悩むという事は、
仕事が「たくさんありすぎるから」ですよね?

どこから手を付けるかを考える前に、
まず「全体量がどれくらいあるのか?」を見渡せるようにしましょう。

やらなくてはならない仕事を、思いついた順に、全部書き出します。

その時、書き出す紙は「付箋(ふせん)」がオススメ。
適当に書き出した内容を、後から整理するのがカンタンになります。
コピー用紙とか雑紙に書いて、あとでハサミで切り離してもOKです。

Step2.整理する

思いつく限り書き出したら、
それを「分け」たり「まとめ」たり「時間の目安を付けて」行きます。

電話や対面など、人と関わらなければできない内容で
時間が決まっている物は、日時も書き入れておきましょう。

  • メールに返信する 5分
  • 提案書を作成する 30分
  • 確認済の書類を郵送する 15分

と言った感じです。

関連している物であれば、一気にやってしまった方が
頭の中で「まとまって」考えることが出来るので
あれこれやるよりも、パニックにならずに済みます。

Step3.優先順位をつける

やるべき事の全体ボリュームがわかったら、
行動できるよう、スケジュールに落とし込んでいきます。

といっても、難しく考えなくてOK.

あとは、書き出した「付箋(ふせん)」を
優先度の高いもの順に並び替えて、
上から順に、終わらせていくだけです。

優先順位は

  1. 〆切・緊急対応など、自分にしかできなくて時間的に急ぐべきもの
  2. 緊急ではないが、自分にしかできなくて重要なこと
  3. やらなきゃならない仕事だが、自分じゃなくても出来る事
  4. 時間的に余裕があって、他の人でも出来る事

の順番で付けると、整理しやすいです。

 

Step4.やること・やらない事を決める

1つの作業にかかる目安時間も書き出しているので、

並び替えた時に、
「どれだけ頑張っても、今日はここまでしかできない」
という限界が見えてしまう事も多々あります。

それでも、やらなくてはならない仕事は、
やらなくてはならなりません。

もちろん
「1番」の緊急で重要な事から手を付ければいいのですが、

その前に、先程書き出した「3番」と「4番」を、
他の人に頼めないか、相談・検討してみましょう。

もしかすると、1人で焦ったまま突貫工事でやってしまうよりも
手分けしてやった方が、クオリティが上がるかもしれません。

やる事に集中しがちですが、
全体的な「やらなくてはならない事」を減らす事で
「本当にやらなければならない事」に集中できるようになり、
効率アップにもつながります。

まとめ

仕事でも、部屋の片づけでも
「どこから手をつけていいかわからない」状態であっても、
結局は、1つずつ、行うしかありません。

焦っても効率が落ちるだけなので、
殴り書きでも良いので、いったん内容を書き出してみると、
かなり頭の中をスッキリさせた状態で進めることが出来ます。

1つ仕事が終わるごとに、付箋をゴミ箱に捨てて行ったり、
メモ紙に、完了のチェックマークを付けて行くだけでも
「あぁ!進んでる!終わりが見えてきた!」という安心感につながります。

アレコレやる事が多くて、毎日大変だと思いますが、
確実に、1個ずつ終わらせて、早いとこスッキリしましょう!

 

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